医療機関同士でFAXのやり取りを行う事は頻繁にありますよね。
そういったFAXをやり取りをするときって、患者さんの名前や情報といった個人情報はどのようにして送ればいいのでしょうか。
そのまま送れればいいのですが、それでは宛先のミスがあったときに少し怖いですよね…
本記事では、医療機関同士でFAXをやり取りする場合の注意点と、私の経験を元に間違って送っていた方法について書いて行きます。
医療機関ごとに取り扱いルールはあるかと思いますので、参考程度にご覧ください。
どんなときに医療事務員はFAXを使うのか
主に他医療機関に患者さんの情報提供を行うときにFAXを使います。
近いうちに入院予定の組まれてる患者さんの情報を前もって入院先の医療機関へ情報を伝えるときや、入院依頼のために情報を送ったりするときに使用します。
他にも、大学病院や市民病院などの大きな病院へ受診をする際の予約票という形で送ることもあります。
さらに、紹介受診されたときの返書を前もってFAXをしておくなんてときもあります。
FAXを送るときの注意点
医療機関で取り扱うFAX内容のほとんどが”個人情報”になります。
今の時代、個人情報の取り扱いに関しては耳にタコができるほど厳しく言われていると思います…
そんな中でもし、送るFAX番号を間違えていたら？
患者の情報が記載された書類が第三者に流失してしまったらどうしましょう。
そうならないためにも注意しておくべき事が何点かあります。
例を挙げていきたいと思います。
名前は消しておく
紹介状等に記載されている患者の氏名は消すことです。
これは確実に行ったほうがいいでしょう。
これさえ行っておけば、最悪、FAX番号を間違えて送ってしまって第三者の手に渡ってしまったとしても、患者個人が特定されることがないので、ひとまず安心です。
ただし、氏名だけではなく、電話番号、住所など個人を特定できそうなものに関しても消しておくことも忘れないようにしましょう。
また、氏名の部分に関しては、全て消したままにしてしまうと、受け取り手も全く分からなくなってしまう可能性もあるので、イニシャル程度は記入していた方がわかりやすいでしょう。
FAXを送った後は送り先に確認の電話をする
上記のように名前を消して送った場合、受け取り手は誰の分の紹介状等の書類を受け取ったのかわかりません。
なので、名前を消して送る場合は、送った後にすぐさまFAXを送った先にFAXが届いたかの確認の電話しなければいけません。
ここで、ちゃんと届いていた場合に、初めて送った書類の患者情報を口頭で伝えます。
そうする事で、送り先に確実にFAX届いたがか確認がとれます。
また、間違ってFAXを送ってしまっていた場合は、送れていなかったと判別もできますので、後々の対応も取りやすいかと思います。
送ったFAXは控えを取っておく
責任の所在をはっきりさせておくという意味でもあるかもしれませんが、送ったFAXはすぐには破棄せず、せめて１か月ぐらいは保管しておくことをオススメします。
また、その保管するFAXには送った担当者も控えておくべきでしょう。
あとから、FAXに関して問合せがくることもしばしばありますので、そういった場合に対応しやすいでし、最悪、FAXをちゃんと送っていますよ。といった証明にもなります。
医療安全の観点からいうと
混乱させてしまいそうなのですが…
上記の方法は、医療安全の観点では適切ではないという考えから、私の病院では現状では私は上記の方法では送っていません。
ただ、この方法で送っている医療機関もあるだろうし、そこまでの間違いではないとは思うので安心してください。
理由としては…
名前を消して書類を送ってしまっては、誰の書類なのかわからなくなります。
生年月日や住所で確認する方法もありますが、名前があるのとないのとではミスしてしまう割合が全然違うと思います。
患者を間違ってしまっては、個人情報どころの話ではありません。
もっと重大な問題につながってきますからね。
だらか、こういった患者の取り間違えや、患者の名前を間違えるといったミスを無くすためには、医療機関同士でFAXをやり取りする場合というのは、本来は名前は消さずにそのまま送るのが望ましいようです。
そもそも間違って送られた時点でアウト
一番最初に挙げた”名前を消して送る”という行為は間違って送ってしまった場合の”万が一の措置”の為に行っていることですが、そもそも、名前を消して送っていても患者情報は第三者に渡っているということになります。
つまり、間違った宛先に送ってしまった時点で個人情報の流失という取り扱いになってしまいます・・・
万が一のため・・・と思っていてやっていたことが実はあまり意味がなかったといことです。
対応策
こうなってしまっては、絶対に間違えることは許されません。
それでも、FAXは使わなければいけない・・・
こんな時のために対応策（私の病院でも試していること）を紹介していきたいと思います。
電話帳に登録された番号のみ使う
今はFAX機には電話帳機能がついてるものがほとんどかと思いますが、その電話帳機能を使用します。
元から電話番号を登録されている番号に送るだけなので、押し間違えるというリスクはなくなります。
これだけでも、ミスを無くすという目的の半分以上は達成できるのではないかと思います。
あとは、よくFAXする医療機関等を登録しておくだけです。
このときも、登録する名前には注意が必要です。似たような病院名って結構多いですので。
確認者をつける
FAXを送るときは、自分一人では送らずに、”確認する人”を付けています。
頼まれた方は面倒くさいですが、実際に送り先のFAX番号を入力して、確認する人にその番号が本当に合っているか確認してもらという方法です。
つまり、二重チェックということです。
保険証の確認とかも二重チェックする医療機関はあると思いますが、それと同じような感じです。
また、電話帳に登録するときにもこの確認者を付けることで、登録時のミスを防ぐこともできます。
電話帳が間違っていては身も蓋もありませんからね。
番外編
あまり実例はすくないようですが、下記のように対応しているところもあるようですので、参考までに。
FAXを使わない
FAXを間違って送ってしまうぐらいなら、いっそFAXは使わないという発想です。
実際に「患者情報取り間違え防止のため、郵送のみで対応しています。」と説明しているところもあるようです。
先に確認のFAX送る
本件のFAXを送る前に「デスト送信」なるものを送っているケースもあるようです。
意図としては、本当に番号があっているかの確認と、実在する番号なのかといことを確認するためです。
両方とも、確実性で言えば効果は高いと思います。
ただ、実務でこれらを行うのは、手間がかかるし現実的ではないような気もします。
参考程度に覚えておいてもいいかもしれません。
まとめ
ほとんどの医療機関では、紹介状をFAXするときは名前を消してイニシャルで対応していることが多いようです。
間違いではないとは思いますが、正解でもなさそうです。
中には、「名前を消して送ることは医療安全上よくないよ」と指摘しても「これが当院の方針なんで!!」って強気な態度で言う人もいるみたいですが、そこらへんは臨機応変に対応したいですね。
極論は絶対に間違えない!!が理想的ですが、ヒューマンエラーは絶対に起こります。
起こるけれど、必要最低限、極力発生しないように工夫していく。という事が必要です。
今の時代、ホントに個人情報に関してうるさくなりました・・・・
”個人情報の流失”とかでニュースで流れない為にも日々の細かい工夫は必要だと思います。
