医療事務の知識

【新人向け】医療事務のノートのまとめ方の極意

医療事務の業務って覚えること多すぎて大変です。

メモはとるけど、いざノートにまとめようと思ったら量が多すぎて大変。

相談者さん
業務も覚えられないし、ノートも上手にまとめることができない…

 

私自身も、今でこそ医療事務として10年働いていますが新人の頃はノートのまとめ方も下手でなかなか仕事を覚えられずに苦労しました。

そんな私が、ノートを上手にまとめて仕事を覚える方法を経験を踏まえて紹介していきます。

 

一回では覚えられないということを知っておくと理想のノートを作りやすい

まず、前提の話として“一度聞いたりしただけでは仕事は覚えられない”ということを知っておくといいでしょう。

よくあるパターン

「今聞いた話は覚えた」「メモとったし大丈夫」と思っても、いざ自分ひとりで業務を行うとなったときに「具体的にはどうやったらいいんだろう」と分からなくなることがあります。

 

理由は、その場で「分かったつもり」になってしまうから。

なので、まずは自分が一度聞いただけでは覚えられない。実際に自分が経験や理解して初めて覚えることができる。と認識しておきましょう。

 

これらをふまえて

ノートのまとめ方としては…

現場で「どうしたらいいのか分からなくなった…」というときにノートを開けば、そこに答えが書いてある。そんなノートのまとめ方が理想的です。

はてな

中にはメモを取らない人もいますが少数です。メモ取らずに失敗したときの周りの視線は辛いです。「あの人はメモも取らずに聞いていたから失敗したんだ」みたいな。

 

メモしたことは後からノートにまとめる時間ないから最初から丁寧に書く

結構多いのが「忙しいからとりあえず走り書きでメモして後からノートにきれいにまとめよう」と考えている人です。

確かにその方法であれば復習にもなるし、ノートもきれいになるでしょう。

 

でも、後からノートにまとめるのって面倒じゃないですか?

  • 家に帰ってからノートにまとめる? → 疲れているからヤル気おきない
  • 業務が終わった時間外? → 1秒でも早く帰りたい

 

メモを取っているときは、真剣に話を聞いているし、モチベーションも高いので「本気で後からノートにまとめる」と思っているけど、実際に時間が経過してからだと、「めんどうくさい」という気持ちのほうが上回ってしまいます。

 

そうならないためにも、

メモ=ノート

として使えるように最初からきれいに書いておくことをオススメします。

 

ポイント

きれいに書こうと集中すると、書いた内容も覚えやすいので後から「あれなんだったっけ?」ってなったときに「そういえばメモに書いたよな」と思い出しやすいです。

 

診療報酬を項目ごとにきれいにまとめようとしない

早見表などの算定項目を算定項目に沿ってまとめようとする方法です。

新人、未経験の方がやりがちです。

例えば

創傷処置と熱傷処置は40番の処置項目なので同じページにまとめる

 

こういったまとめ方は確かに後から見直したときに見やすいでしょう。

でも、まとめるのがとても面倒ではありませんか?

 

いちいち算定項目ごとにまとめていては追加記入したいときも応用がききにくいですし、まとめるのが難しくなるので手が止まってしまうんですよね…

 

なので、最初からきれいにまとめようとはせず

覚えたことを上から順番に書いていく

ということを行ったほうが楽ですし、「算定ごとにきれいにまとめなくては」と気がそれることもなくなります。

アドバーグ
算定項目ごとのまとめは早見表などで確認するだけで十分。細かい部分、早見表に載っていない部分だけメモしてノートにまとめるようにしましょう。

 

ちゃんとまとめたいならルーズリーフがオススメ

それでも算定項目ごとにまとめたいと考えている人もいるはず。実際に私の周りの医療事務員にも算定項目ごとにきれいにまとめている人がいます。

そういったときは、ルーズリーフを使ってノートをとることをオススメします。

 

これであれば、追加のノートが発生したときも差し込むことが可能ですし、インデックスも簡単に付け直すことができます。

 

また、自分で書いたメモ以外にもプリントしたものもファイリングできるので、情報を一箇所にまとめて管理できるので見直しもしやすくなります。

ルーズリーフであれば何でもOK。変にこだわる必要はないと思います。

※使いやすいのはA4サイズのちょっと厚めのヤツ

 

パソコンをノート代わりにするという方法

ノートにまとめるというのは大切な行為です。

自分の頭で考えて手を動かすことで頭に残りやすいですからね。

 

それでもノートだと物理的に後から調べたいと思ったときに面倒に感じることがありますよね。

そんなときのためにも、パソコンのワードやエクセルを使ってノートを作っておくという方法もあります。

 

これであれば、検索ワードを打ち込むだけで調べられるので時間短縮になります。

また、ノートに手書きだと自分の字なのに「なんて書いてあるんだ…」と悩んでしまうこともあります。そうならないためにもパソコンは有効です。

 

例えば

医事コンや電子カルテの入力方法であれば、キーボードの「Printo Screen」というボタンがあるので、記録させたい画面でボタンを押してワードに貼り付ける。

 

これだけでかなり視覚的にも分かりやすくなるし、メモするという面倒な作業が軽減されます。

 

特に、入力業務やレセプト業務であればパソコンで作業をするのでノートよりも効率がいいかもしれません。自分の業務にあったやり方をみつけていくのもいいと思います。

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ノートをまとめることは大事だか資格取得で基礎知識を底上げするともっと楽になる

ノートのまとめ方を改善させるだけで、かなり業務が効率的になり「こういうときはどうするんだっけ」って焦ることもなくなり、おちついて対応ができるとグッと仕事もしやすくなります。

 

ノートをつける習慣をつけることで新人から卒業しても新しい業務に対して多様性を身につけることも出来るし、業務を覚えるときのポイントもつかみやすくなりますよ。

 

あとちょっと贅沢をいえば…

ノートを上手にまとめるだけでなく医療事務の資格を取得することで知識の底上げができるので、業務の中で新しく覚える項目も減り負担も軽減されてきます。ノートをまとめる機会も減りますしね。

 

もしも、医療事務としてつまずいていると感じているのであれば、まずは医療事務の資格の勉強をやってみるほうがうまくいく近道になることもあります。

今より、もっと楽がしたいという気持ちがあるならまずは資格の勉強を始めてみるのもいいかもしれませんね。

 

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