【たった３つ】医療事務の受付を上手にこなすコツ（マニュアルよりも大切なこと）

お悩みさん

受付でうまく対応ができない

医療事務で働き始めて困っている人も多いと思います。

特に、医療事務として病院の受付に立つということは、一般の企業とは少し違い、柔軟な対応と慎重な対応が求められます。

「ちゃんとやらなきゃいけないのは分かっている。」

でも、なかなか受付業務が上手くいかないという人のために、

アドバーグ

医療事務として10年以上働いている私から、基本的な事ばかりですが３つのコツを紹介したいと思います。

先に内容をまとめておくと…

ここらへんが重要だと考えています。

マニュアルとかない医療機関で働いて困っている医療事務員さんの参考になる内容かと思います。

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とにかく笑顔が大事

医療事務じゃなくても、全ての仕事に共通して言えることですが、笑顔は絶対に必要不可欠なスキルになります。

中には

「笑顔が苦手」

「どうしても笑顔を作ることができない」

という人もいるかもしれませんが、こればかりは必要最低限できたほうがいいと思います

もちろん、入社したばかりの時や未経験の方に関しては覚えることが多かったり、緊張していたりで上手く笑顔を作れないかもしれません。

でも逆に言えば、

受付の業務は患者さん、すなわち人間相手なので、笑顔さえあれば相手（患者）も、ある程度のミスは許してもらえるだろうし、受付への接し方も変わってくると思います。

ここら辺は身に覚えのある方も多いのではないでしょうか。

• 仏頂面の人
• 笑顔の人

あなただったらどちらの方に受付してもらいたいですか？

私だったら、笑顔の人の方に受付してもらいたいです。

人間って単純なものなので、愛想がいい人に対しては、ある程度の事に関しては許してしまうものなんですね。

患者さんの顔を覚える

笑顔、愛想を良くするということに付随することだと思うのですが、患者さんの顔を覚えるというのも、一つの接遇に繋がってくるのではないでしょうか。

これも単純なもので、顔覚えられていたら嬉しいですよね。

名前を覚えてくれている相手には、気を許してしまう傾向があるので、指示や会話がスムーズに行うことができます。

病院は常に待ち時間との戦いです。

患者さんも長い時間待たされてイライラしています。なので、こいった気遣い的な部分も必要です。

笑顔は職員同士でも効果あり

笑顔は患者さんに対して効果があると伝えましたが、患者さんだけではなく職員同士でを有効なスキルです。

病院の受付って常に忙しいので、いつもピリピリしています。

そういった空気の中でニコニコと笑顔をつくるのって相当大変だと思います。

それでも、そんな空気の中だからこそニコニコしている人の評価ってすごく高いと思うんですよね。

周りから見ても話しかけやすいし、一緒に業務もしやすく感じるでしょう。

こういった積み重ねで働きやすい環境というのも作っていけるのではないでしょうか。

説明が難しいときは台本を用意しておく

医療事務の受付では

などなど、制度についての説明をする機会が多いと思います。

慣れてしまえば同じ内容なので、スムーズに説明できるんですけれど、慣れないうちはどうしても詰まったりして、上手に説明できなかったりします。

そんな時は最初だけでもいいので台本を作っておくと便利です。

最初はちょっと面倒に感じるかもしれないけど、繰り返し使えるという意味ではコスパがいい作業といえます。

できない事はハッキリ断る

ここが一番重要なことかもしれません。

受付の大きな役割は、受付から診察までの橋渡し的な存在です。

患者さんがスムーズに診察に入ることができ、外来の看護師や医師と意思疎通を合わせなければいけません。

ここで注意しなければいけないのは、医療行為に関しては受付で勝手に判断して発言をしてはいけないということです。

つまり、何が言いたいかと言うと

診療行為はあなたがするわけではありません。

あなたができないことに関して、気軽に返事をしてはいけないということです。

患者さんのことを考えたら断りづらい事ってありますよね。

それでも、 中途半端な回答をして、結果的に患者さんに被害を被ってしまうぐらいなら、事前にできないと確定しているような事項であれば、速やかに断ってしまったほうが患者さんのためにもなるということです。

当たり前の事なんですが、院内で決められたこと以外はできないわけですので、確認するまでもなく、その場で断らなければいけないんですよね。

自分の中のサービス精神と言うか、気持ちの弱さみたいなもので断りきれないということもあるかもしれませんが、そういった場合というのは、大抵の場合、あまり良い結果は生まれないでしょう。

まとめ：自分をしっかりもっておく

受付は本当に大変な業務です。

あっちが終わったと思ったら、今度はこっちの業務をしなければならない

頭の中がパニックになりがちです。

そんな環境だからこそ、受付でのコツを三つぐらいに絞っておいて、簡単に業務ができるようにしておけば、業務もスムーズに行えるのではないでしょうか、

また、忙しい業務の中だからこそ、自分の意思というものを強く持っておかなければいけません。

不思議なもので、自分の意志力、思考が鈍った時に限ってミスをしがちです。

なので、周りに流されそうなこともあるかもしれませんが、常に自分の意志力を持って行動していかなければいけません。

受付は本当に大変な業務です。

患者さん、看護師さん、医師…

周りに流されないように、しっかり業務を行っていきたいですね。

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お悩みさん

もう少し自信をもって働きたいな～

と感じたら、医療事務であれば資格の勉強するといいでしょう。

アドバーグ

私の経験ですが勉強した分、自信がついて余裕をもって受付業務もこなすことができますよ！

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